Finalidade
A tela de adiantamento visa manter um controle sobre os valores entregues aos departamentos para realização de atividades que ainda não possuam notas ou cupons fiscais para sua comprovação. Um adiantamento sempre deve ser reposto aos caixas da igreja pelos departamentos responsáveis, seja por notas/cupons fiscais comprovando o valor retirado e/ou pela devolução monetária desse valor, que pode vir a ser integral ou parcial, dependendo da circunstância.
Descrição
A funcionalidade de adiantamento encontra-se no menu “Saídas / Adiantamento”.
Ao acessá-la o usuário irá encontrar primeiramente a tela de pesquisa, onde poderá realizar buscas sobre os adiantamentos previamente cadastrados. O usuário conta com alguns filtros de busca para facilitar o acesso aos resultados desejados. São eles: Ano, Mês, Departamento, somente pendentes.
Por padrão o campo de “Ano” vêm preenchido com o ano atual e os campos “mês” e “Departamento” se encontram sem preenchimento, indicando que todos os meses e departamentos habilitados para esta igreja estão inclusos na pesquisa.
Para realizar uma busca, basta configurar os filtros desejados e clicar no botão “Pesquisar”.
Ao lado direito de cada adiantamento que uma busca revelar, haverá três botões: Para impressão do recibo, que deve ser assinado pela pessoa que retirou a quantia em questão; outro para poder devolver de forma integral ou parcial o adiantamento, e o último para poder listar os movimentos que se encontram vinculados ao adiantamento como cancelamento ou devolução.
O botão de estornar ou devolver, aparece somente se no adiantamento existem valores pendentes a render, caso ele esteja com valor pendente zerado, ele não irá a aparecer.
O botão de devolução de adiantamento deve ser utilizada para devolver alguma quantia monetária retirada por um departamento em virtude de um adiantamento. Ao clicar nesse botão se apresenta uma janela emergente e deve ser preenchida de maneira igual à de novo adiantamento, porém irá gerar um valor positivo na lista de adiantamentos de um departamento, enquanto os adiantamentos aparecem com valores negativos na tela de busca de adiantamentos.
Esse registro vai gerar um valor positivo na lista dos movimentos vinculados ao adiantamento (ver botão de listar Movimentos). E na pesquisa de adiantamentos, ele ficara com saldo pendente Zero.
Na extremidade superior direita desta tela encontram-se os botões “Novo” e “Usar Movimentos Importados”.
O botão “Novo” direciona o usuário para a tela onde ele pode cadastrar um novo adiantamento.
Na tela de novo adiantamento o usuário deve preencher os campos apresentados com as seguintes informações:
- “Conta” – Selecione o caixa de onde se originou o valor do adiantamento.
- “Departamento” – Selecione para qual departamento o valor foi direcionado.
- “Valor” – Valor do adiantamento.
- “Data” – Data do adiantamento.
- “Responsável” – Pessoa que retirou o valor. Deve ser membro batizado e registrado via ACMS na igreja. Quando inserido o nome do membro, o sistema realizará automaticamente uma busca por todos os membros que contenham o nome inserido. O usuário deverá aguardar por esta busca e clicar sobre o nome desejado;
- “Histórico” – Campo de preenchimento livre para ajudar o usuário a identificar este registro nos relatórios. Quanto mais específico for o preenchimento melhor será sua localização.
Após o preenchimento dos campos, basta clicar no botão “Gravar” e o adiantamento estará cadastrado.
A tela de devolução de adiantamento deve ser utilizada para devolver alguma quantia monetária retirada por um departamento em virtude de um adiantamento.
O botão de “Utilizar movimentos Importados” aparece disponível para o usuário somente se a Igreja tiver uma conta bancária cadastrada e ela se encontra ativa para que seja reconciliada pela Associação/Missão. O usuário pode registrar de forma simples e rápida os adiantamentos sempre que eles tenham sido feitos pela conta bancária da Igreja e cadastradas pela Associação/Missão.
Ao clicar na opção, o usuário será direcionado a escolher uma conta bancária e o período. Uma vez preenchido os dados, clicamos no botão “Carregar”
O sistema irá trazer todos os movimentos de saída que a igreja tem na conta bancária e que foram importadas pela Associação/Missão. O usuário pode escolher um ou mais movimentos para que sejam gerados de forma automática os adiantamentos, o sistema irá criar os movimentos de forma unitária.
Ao escolher os movimentos, o usuário deve preencher os seguintes dados:
- “Departamento”
- “Responsável do adiantamento”
- “Descrição”
Após finalizado o preenchimento, clicar no botão “Gerar Adiantamento”
O sistema vai criar os adiantamentos, eles ficaram como pendentes.
Exemplos
Devolução Parcial
O departamento de Escola Sabatina da igreja tem a necessidade de comprar lições para distribuir aos alunos. O diretor do departamento solicita ao tesoureiro da igreja uma quantia monetária para realizar esta compra. O tesoureiro retira do caixa da igreja a quantia de R$ 50,00 (Cinquenta Reais) em espécie, para esta finalidade, e a entrega ao diretor do departamento. Em seguida, o tesoureiro cadastra no sistema ACMS, na tela de adiantamento, este movimento.
Após algum tempo, o diretor de Escola Sabatina entrega ao tesoureiro da igreja uma nota fiscal no valor de R$ 45,05 (Quarenta e Cinco Reais e Cinco Centavos) e uma quantia em espécie de R$ 4,95 (Quatro Reais e Noventa e Cinco Centavos). Ambos referentes à compra de lições. O tesoureiro cadastra no sistema, a devolução desta quantia (botão “Devolução” da tela de adiantamento) e cadastra a nota fiscal na tela de despesas, apontando este adiantamento como forma de pagamento (este processo é explicado no item “Despesa”).
Digitação da despesa com adiantamento.
Devolução Integral
O diretor do Clube de Desbravadores solicita um valor ao tesoureiro da igreja para compra de suprimentos para o próximo acampamento do clube. O tesoureiro retira do caixa da igreja a quantia de R$ 100,00 (Cem Reais) em espécie e a entrega ao diretor. Em seguida, o tesoureiro cadastra no sistema ACMS, na tela de adiantamento, este movimento.
No dia seguinte o diretor do Clube de Desbravadores retorna ao tesoureiro da igreja e lhe diz que os suprimentos para o acampamento do clube foram doados pelos membros da igreja e não precisará mais comprá-los, com isso, devolve a quantia exata, recebida no dia anterior, ao tesoureiro. O tesoureiro, então, deve cadastrar no sistema está devolução (botão “Devolução” da tela de adiantamento).
