El sistema ACMS será el responsable de almacenar las Fichas de Registro de Candidato, siendo el único sitio donde se mantendrán estos registros. El sistema ya cumple con los requisitos de seguridad necesarios para el correcto almacenamiento de los archivos, siguiendo las recomendaciones de la Iglesia Adventista del Séptimo Día.
A continuación, presentaremos algunas directrices y maneras de cómo digitalizar e incluir estos archivos en el sistema ACMS.
El escaneo solo debe ser realizado por el secretario de la iglesia o el secretario de la Asociación/Misión. No está permitido que ninguna otra persona lleve a cabo este procedimiento.
Hay dos maneras de incluir las fichas de bautismo en el sistema:
1° Digitalización de la Ficha de Registro para Nuevos Bautismos
La primera manera de incluir la ficha de registro de candidato en el ACMS es durante la inclusión de una nueva entrada en el sistema. Al final del formulario, habrá una sección denominada Registro de Bautismo en la cual se deberá adjuntar la “Ficha de Registro de Candidato”. Para ello, haga clic en el botón “Adjuntar registro de bautismo”.
Al hacer clic en este botón, aparecerá la siguiente pantalla:
Para adjuntar la ficha de bautismo, existen dos opciones disponibles. Si ya tiene la “Ficha de Registro de Candidato” escaneado en su dispositivo, use la primera opción haciendo clic en el botón “Adjuntar registro de bautismo”. A continuación, busque y seleccione el archivo en su dispositivo. Luego, confirme si el archivo seleccionado corresponde a la ficha de registro de candidato haciendo clic en el botón “Ver documento”. Si todo está correcto, haga clic en el botón “Guardar” para completar el proceso.
Si aún no ha escaneado la ficha de registro del candidato, pero tienes el documento a la mano, puedes escanearlo usando la cámara de tu celular. Para ello, basta con apuntar la cámara al código QR que aparecerá en pantalla. El sistema utilizará la cámara de su teléfono celular para tomar una foto del archivo. Sin embargo, antes de realizar este proceso, por razones de seguridad, el sistema le pedirá que se autentique con sus datos de inicio de sesión de ACMS. Esta autenticación es una forma de garantizar que solo el usuario autorizado, en este caso la secretaria, pueda subir un nuevo documento.
Después de iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña, aparecerá la siguiente pantalla:
Para habilitar la cámara de tu celular y tomar una foto del archivo, selecciona la opción “Tomar una foto”.
Antes de hacer esto, asegúrese de el entorno esté bien iluminada para conseguir la mejor calidad fotográfica posible.
Después de tomar la foto, puede recortarla para que solo se muestre la ficha de registro de candidatos. Al recortar, haga clic en el botón “Confirmar”.
Verifique que los datos de la ficha se puedan leer fácilmente y que la calidad de la imagen sea buena. Si todo está correcto, haz clic en el botón “Subir imagen”. Si desea mejorar la captura de la foto, haga clic en el botón “Tomar otra foto” y repita el proceso
Después de enviar la foto, regrese a ACMS para completar el proceso. Podrá observar que la imagen enviada se adjuntará automáticamente al registro correspondiente, y podrá visualizar el documento haciendo clic en el botón “Ver documento”.
Si todo está correcto, haz clic en el botón “guardar” y termine de completar la nueva entrada.
Después de completar el registro del nuevo miembro, el movimiento y la ficha de bautismo deberán ser aprobados por la Asociación/Misión responsable de su iglesia. Una vez aprobado, el registro de membresía aparecerá activo en su congregación.
2° Digitalización de la Ficha de Registro para Miembros ya Inscritos
Es posible escanear y adjuntar las fichas de los miembros ya registrados en el sistema ACMS. Aunque normalmente estas fichas se archivan de forma segura en la secretaría de la iglesia, esto no garantiza la protección e integridad completa de los documentos. Por lo tanto, la Iglesia Adventista del Séptimo Día recomienda escanear y adjuntar fichas de bautismo en el sistema ACMS.
El proceso es simple: al encontrar la ficha de bautismo físico en los archivos de la secretaría de la iglesia, abra el sistema ACMS y realice una búsqueda del nombre del miembro en el menú Miembro/Buscar nuevo. Ingrese el nombre del miembro y haga clic en el botón de búsqueda. Al ubicar al miembro, haga clic en el botón “Más detalles” (representado por tres puntos) y acceda a la opción de Bautismo para adjuntar el documento escaneado.
Al hacer clic en esta opción, deberá seguir los mismos pasos mencionados en el tema anterior.
Al escanear y adjuntar estos documentos en ACMS, garantiza el archivado seguro y confiable de estos archivos importantes.
A continuación, se presentan las instrucciones y responsabilidades del secretario de la iglesia con respecto a la digitalización de los registros de bautismo. Asegúrese de leer cuidadosamente la información.
RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO DA IGREJA
- Escanear la ficha del nuevo miembro y adjuntar al registro de membresía en el ACMS, con la precaución de no divulgar el archivo.
- Asegúrate de que todo el proceso se ha llevado a cabo correctamente.
- Con la confirmación de la aprobación del formulario por parte de la Asociación, elimine el archivo digital y el mensaje de correo electrónico y destruya los formularios físicos. La destrucción debe ocurrir por el método de fragmentación o incineración, quedando prohibida la disposición en basura común sin fragmentación, prohibida la utilización como esbozos de tal modo que la información sea accesible. Las iglesias que no puedan llevar a cabo la destrucción deben enviar las Fichas de Registro de Candidato a la Asociación/Misión para su destrucción.
Mira el video explicativo a continuación que muestra todo el proceso: