Objetivo
La pantalla de “depósito no identificado” ayuda en la gestión de los valores que son acreditados a la cuenta bancaria de la iglesia y que no tienen origen conocido.
Descripción
La función de depósito no identificado se encuentra en el menú “Transacciones Financieras/Depósitos no identificados”.
Al ingresar a esta función el usuario será dirigido a la pantalla “Búsqueda”, donde se pueden realizar búsquedas por depósitos no identificados registrados previamente. En esta búsqueda, el usuario cuenta con filtros que ayudan en la obtención de los resultados. Ellos son: “Año”, “Mes”, “Valor”, “Estado”, “Cuenta Bancaria”, siempre se muestra por defecto el año actual al acceder a la pantalla, el recuadro de “Mes” debe ser ingresado para una mejor búsqueda, en caso no se conozca el mes se puede dejar en blanco, “Valor” ayuda a identificar un depósito específico, “Estado” ayuda a determinar en qué proceso esta nuestro deposito (esto depende del trabajo del campo” y “Cuenta Bancaria” nos ayuda a identificar el banco en la cual queremos hacer la búsqueda. Todos pueden ser modificados según se la necesidad. Para realizar una búsqueda, rellenar los filtros necesarios y haga clic en el botón “Buscar”.
En la pantalla tenemos dos opciones “Nuevo” y “Utilizar movimientos importados”.
Haciendo clic en el botón “Nuevo”, el usuario puede incluir un depósito no identificado. Teniendo que informar la cuenta bancaria, la fecha del depósito, el valor y la descripción que son importantes a la hora de listar.
En la pantalla para agregar un nuevo depósito no identificado aparecerán varios campos para ser llenados, estos son:
- “Cuenta Bancaria” – Se debe indicar en qué cuenta bancaria el depósito fue acreditado.
- “Fecha” – La fecha en que se realizó el depósito en la cuenta bancaria.
- “Valor” – Qué valor fue depositado.
- “Observaciones” – Descripción referente al depósito no identificado. Puede ser el número del depósito que figura en el extracto bancario o cualquier otra descripción que individualice el registro, esto ayudara para su identificación posteriormente.
Para realizar un registro el usuario debe rellenar todos los campos y hacer clic en el botón “Guardar”.
Si desea excluir algún registro, el usuario puede hacerlo haciendo clic en el botón “Borrar”. Se pedirá una confirmación antes de realizar esta operación.
Es importante mencionar, que el botón de “Borrar” aparecerá siempre y cuando en la Asociación/Misión no se haya realizado la contabilización de este.
También tenemos el botón de “Utilizar movimientos importados”, esta opción aparecerá solo si la Iglesia tiene una cuenta bancaria activa para conciliación en la Misión/Asociación. El usuario puede registrar de forma fácil y rápida los depósitos no identificados siempre que estos hayan sido realizados a la cuenta bancaria de la Iglesia y previamente importados por la Asociación/Misión.
En ese menú, el sistema permitirá al usuario elegir la cuenta bancaria y el periodo en que se está buscando los datos importados, ingresados la información de búsqueda hacemos clic en “Cargar”
El sistema va a mostrar todos los movimientos de entrada que la Iglesia tiene en su cuenta bancaria, el usuario podrá elegir más de un movimiento para generar nuevos depósitos no identificados al mismo tiempo, esos movimientos generados de forma automática estarán auto conciliados.
Una vez que sea marcado el o los valores a generar. El usuario debe hacer clic en la opción de “Generar depósitos No Identificados”
En este caso, el sistema va a considerar como descripción la información del banco, que en algunos casos viene con el numero de operación.
Ejemplos
Al visualizar el extracto bancario de la Iglesia el tesorero se da cuenta de que existe un depósito sin identificación por $ 500. El Tesorero debe registrar este depósito en el sistema de ACMS y esperar a que el documento que identifique este crédito le sea entregado o informado. Si el recibo proviene de la donación de los miembros, este también debe ser registrado en el sistema y relacionado con este depósito (este procedimiento se explica en el artículo “Donación”) y por ende emitir un recibo de donación.
A la hora de recibir los sobres que vienen entregados en el alfolí, el tesorero se percato que dentro de uno vino un comprobante de deposito del mes pasado (02/2021). Como el tesorero siempre ingresa los depósitos que quedaron por identificar al final del mes como no identificados, El verifica en el menú de depósitos no Identificados el valor informado y emite el recibo en el menú de digitación de Diezmos y ofrendas (explicado en el articulo digitación de diezmos y ofrendas)
