Objetivo
El menú de Adelantos pretende mantener un control sobre los valores entregados a los Oficiales de departamentos para llevar a cabo actividades que aún no tienen notas o documentos válidos para su sustento. Un adelanto siempre debe ser repuesto a las cajas de la iglesia por los departamentos responsables, ya sea por Comprobantes Legales demostrando el valor retirado o la devolución monetaria de ese valor, que puede ser total o parcial, dependiendo de las circunstancias.
Descripción
La función de adelanto se encuentra en la pestaña “Movimiento Financiero/Adelantos”.
Para acceder, el usuario primero ira a la pantalla de búsqueda, donde se pueden realizar búsquedas de los adelantos registrados anteriormente. El usuario tiene algunos filtros de búsqueda para facilitar el acceso a los resultados deseados. Ellos son: Año, Mes, Departamento, solo Pendientes.
De forma predeterminada el campo de “Año” viene con datos del año actual los campos “Mes” y “Departamento” vienen vacíos. En departamento si queda en blanco indica que todos los departamentos habilitados por esta iglesia están incluidos en la búsqueda. Lo otro es elegir un departamento específico. La opción “Solo Pendientes” es para facilitar más aun la búsqueda realizada, ya que clicada, solo mostraran los adelantos que aún no se han cancelado, de lo contrario me lanzara una lista general de adelantos estén o no cancelados.
Para realizar una búsqueda, simplemente debe rellenar los filtros deseados y haga clic en el botón “Buscar”.
En el lado derecho de cada Adelanto listado, están dos botones: Uno para imprimir el recibo, que debe ser firmado por la persona que retiró el monto en cuestión; y el otro “Devolución” (Flechas en círculo), o el de “Listar Movimientos” (Botón de listado).
Al hacer clic en el botón de “Listar los movimientos” le va a mostrar al usuario una ventana emergente con los movimientos que fueron usados para cancelar el adelanto, además de la cuenta en la que ingreso el dinero, y el responsable.
El botón de “Devolución” debe utilizarse para devolver cualquier cantidad monetaria retirada por un departamento en favor de un adelanto. Al hacer clic se mostrará una ventana emergente con las siguientes opciones:
Esta pantalla se presenta y debe ser rellenada. Este registro generará un valor positivo en la lista de los movimientos vinculados al adelanto (en el botón Listar Movimientos), y en la búsqueda de adelantos aparecerá en la columna de “Pendiente” solo el saldo restante (para el ejemplo visual queda 0)
En el extremo superior derecho de esta pantalla esta el botón “Nuevo” y el botón de “utilizar movimientos Importados”
El botón “Nuevo” dirige al usuario a la pantalla donde puede registrar un nuevo adelanto.
En la pantalla “NUEVO” el usuario debe rellenar los campos presentados con la siguiente información:
- “Cuenta”- Seleccione la caja (bancos, caja fija) de donde salió el dinero del Adelanto.
- “Departamento” – Seleccione a qué departamento fue dirigido el valor.
- “Valor” – valor del Adelanto.
- “Fecha” – La fecha en la que se realizó el movimiento
- “Responsable del adelanto” – Persona que retiró el valor. Debe ser miembro bautizado y registrado vía ACMS en la iglesia. Cuando inserta el nombre de los miembros, el sistema buscará automáticamente todos los miembros con cargo que contienen el nombre que ha introducido. El usuario debe esperar que esta búsqueda concluya y haga clic en el nombre deseado.
- “Observación / Detalle” – Campo de libre disposición usado para ayudar al usuario a identificar este registro en los informes. Cuanto más específica es, ayudará en una mejor ubicación.
Después de llenar los campos, haga clic en el botón “Guardar” y se registrará el adelanto. Inmediatamente para poder imprimir haga clic en el botón “Imprimir” y así tener un recibo que se generará por este adelanto.
Botón de “UTILIZAR MOVIMIENTOS IMPORTADOS”, esta opción aparecerá solo si la Iglesia tiene una cuenta bancaria activa para conciliación en la Misión/Asociación. El usuario puede registrar de forma fácil y rápida los adelantos siempre que estos hayan sido realizados con la cuenta bancaria de la Iglesia.
En ese menú, el sistema permitirá al usuario elegir la cuenta bancaria y el periodo en que se esta buscando los datos importados, ingresados los datos de búsqueda hacemos clic en “Cargar”
El sistema va a mostrar todos los movimientos de salida que la Iglesia tiene en su cuenta bancaria, el usuario podrá elegir mas de un movimiento para generar adelantos al mismo tiempo, esos movimientos generados de forma automática ya estarán auto conciliados.
Una vez que sea marcado los valores a generar. El usuario deberá ingresar la siguiente información:
- “Departamento” – Seleccione a qué departamento fue dirigido el valor.
- “responsable del adelanto” – Persona que retiró el valor. Debe ser miembro bautizado y registrado vía ACMS en la iglesia. Cuando inserta el nombre de los miembros, el sistema buscará automáticamente todos los miembros con cargo que contienen el nombre que ha introducido. El usuario debe esperar que esta búsqueda concluya y haga clic en el nombre deseado.
- “Descripción” – Campo de libre disposición usado para ayudar al usuario a identificar este registro en los informes. Cuanto más específica es, ayudará en una mejor ubicación.
Una vez finalizado, hacer clic en “Crear adelanto”
Al clicar en “crear adelanto”, el sistema va a generar los movimientos de forma unitaria, y de forma pendiente
Ejemplos
Devolución Parcial
El Departamento de tesorería de la Iglesia tiene la necesidad de comprar materiales para solucionar un problema en los Servicios Higiénicos, para esto el tesorero entrega un dinero a un hermano encargado y designado por la Iglesia. El Tesorero retira de la caja de la iglesia la cantidad de $ 350 para este propósito y le entrega al encargado previa firma del comprobante de adelantos. Entonces, el Tesorero registra en el sistema ACMS, este movimiento, en la pestaña “Nuevo” de adelantos.
Después de unos días, el encargado entrega al tesorero de la iglesia una factura por un monto de $ 250 y una cantidad en efectivo de $ 100. Ambos referentes a la compra de materiales para la Jinkana de GP. El Tesorero registra en el sistema, el efectivo en el botón “Devolución” (botón “Devoluciones” en la pestaña de adelantos) y registra el documento Físico que respalda la diferencia gastada en la pantalla del Gastos, haciendo clic en el botón “Usar Adelanto” (este proceso se explica a detalle en el rubro “Gastos”).
Devolución Integral
La Directora del Ministerio del Niño le solicita un valor monetario al Tesorero de la iglesia para la compra de recuerdos para el encuentro de Niños en la Pre trimestral. El Tesorero retira de la caja de Iglesia la cantidad de $ 280 y le entrega al Director. Entonces, en el sistema ACMS el tesorero registra dicho adelanto en la pestaña “Nuevo” de la pantalla “adelantos”.
Al día siguiente la directora devuelve al tesorero de la iglesia y le dice que los recuerdos para el Evento fueron donados por miembros de la iglesia y ya no necesitan comprarlos, con eso devuelve la cantidad exacta que recibió el día anterior. El Tesorero, entonces, debe registrar en el sistema esta devolución en el botón “Devolución” situada en pantalla “adelantos” al costado del adelanto registrado.
