O sistema ACMS será responsável pelo armazenamento das Fichas de Registro de Candidato, sendo o único local onde esses registros deverão ser armazenados. O sistema já atende aos requisitos de segurança necessários para o armazenamento adequado das fichas, seguindo as recomendações da Igreja Adventista do Sétimo Dia.
A seguir, apresentaremos algumas orientações e formas de como digitalizar e armazenar esses arquivos no sistema ACMS.
A digitalização deve ser realizada apenas pelo secretário da igreja ou pela Secretaria da Associação. Não é permitida a realização deste procedimento por qualquer outra pessoa.
Existem duas formas de adicionar as fichas de batismo no sistema:
1° Digitalizção da ficha de registro para novos batismos
A primeira forma de adicionar a ficha de registro do candidato no ACMS é durante o cadastro de uma nova admissão no sistema. Ao final do formulário, haverá uma área chamada “Ficha de Batismo” na qual a “Ficha de Registro de Candidato” deverá ser anexada. Para fazer isso, clique no botão “Anexar Ficha de Batismo“.
Ao clicar nesse botão aparecerá a seguinte tela:
Para anexar a ficha de batismo, há duas opções disponíveis. Se você já possui a “Ficha de Registro de Candidato” digitalizada em seu dispositivo, utilize a primeira opção clicando no botão “Anexar ficha de batismo”. Em seguida, localize e selecione o arquivo em seu dispositivo. Após isso, confirme se o arquivo selecionado corresponde à ficha de registro desse candidato clicando no botão “Visualizar documento“. Se estiver tudo correto, clique no botão “Salvar” para concluir o processo.
Caso você ainda não tenha digitalizado a ficha de registro do candidato, mas possua o documento em mãos, é possível digitalizá-lo usando a câmera do seu celular. Para isso, basta apontar a câmera para o QR code que aparecerá na tela. O sistema utilizará a câmera do seu celular para tirar uma foto da ficha. No entanto, antes de realizar esse processo, por questões de segurança, o sistema solicitará que você se autentique com seus dados de login do ACMS. Essa autenticação é uma forma de garantir que somente o usuário autorizado, no caso o secretário(a), tenha permissão para subir um novo documento.
Após feito o login com o usuário e senha, irá aparecer a seguinte tela:
Para habilitar a câmera do seu celular e tirar uma foto da ficha, selecione a opção “Tirar foto“.
Antes de fazer isso, certifique-se de que o local esteja bem iluminado para obter a melhor qualidade possível da foto.
Depois de tirar a foto, você poderá recortá-la para que apenas a ficha de registro do candidato seja exibida. Ao recortar, clique no botão “Confirmar“.
Verifique se é possível ler facilmente os dados da ficha e se a qualidade da imagem é boa. Se tudo estiver correto, clique no botão “Enviar imagem“. Caso queira melhorar a captura da foto, clique no botão “Tirar outra foto” e repita o processo.
Após o envio da foto, retorne ao ACMS para concluir o processo. Você poderá observar que a imagem enviada será automaticamente anexada ao registro correspondente, e poderá visualizar o documento clicando no botão “Visaulizar documento“.
Se tudo estiver correto, clique no botão salvar e finalize o preenchimento da nova admissão.
Após finalizado o cadastro do novo membro, o movimento e a ficha de batismo precisarão ser aprovados pela Associação/Missão responsável por sua igreja. Assim que aprovado, o registro de membro aparecerá ativo em sua congregação.
2° Digitalizção da ficha de registro para membros já cadastrados
É possível digitalizar e anexar as fichas dos membros já registrados no sistema ACMS. Embora essas fichas sejam normalmente arquivadas com segurança na secretaria da igreja, isso não garante a proteção e a integridade total dos documentos. Portanto, a Igreja Adventista do Sétimo Dia recomenda a digitalização e anexação das fichas de batismo no sistema ACMS.
O processo é simples: ao localizar a ficha de batismo física nos arquivos da secretaria da igreja, abra o sistema ACMS e faça uma pesquisa pelo nome do membro no menu Membro/Pesquisa Novo. Informe o nome do membro e clique no botão pesquisar. Ao localizar o membro, clique no botão “Mais detalhes” (representado por três pontinhos) e acesse a opção Ficha de Batismo para anexar o documento digitalizado.
Ao clicar nesta opção, você precisará seguir os mesmos passos mencionados no tópico anterior.
Ao digitalizar e anexar esses documentos no ACMS, você estará garantindo um arquivamento seguro e confiável desses arquivos importantes.
A seguir, encontram-se as instruções e responsabilidades do secretário(a) da igreja em relação à digitalização das fichas de batismo. Certifique-se de ler atentamente todas as informações.
Responsabilidades do Secretário da igreja
- Digitalizar a ficha do novo membro e anexá-la ao Registro de Membros no ACMS, cuidando para jamais compartilhar o arquivo.
- Certificar-se de que todo o processo tenha sido realizado adequadamente.
- Com a confirmação da aprovação da ficha pela Associação, apagar o arquivo digital e mensagem de e-mail e destruir as fichas físicas. A destruição deve ocorrer pelo método de fragmentação (picotagem) ou incineração (queima), sendo proibido o descarte em lixo comum sem fragmentação, uso para rascunhos ou aproveitamento de papel de modo que as informações fiquem acessíveis. As igrejas que não tenham condições de realizar a destruição devem enviar as Fichas de Registro de Candidato para a Associação realizar a destruição.